Voici le déroulement logique d'une organisation des parties.
Je dis logique, parce qu'il est évident que ça ne se passe pas exactement comme cela en pratique, et qu'évidement, il y a forcement des cas particulier qu'on ne peux pas couvrir. Néanmoins, un rappel théorique ne fait pas de mal.
Étape 0 : Suivi des campagnes
Les campagnes en cours sont répertoriées dans le sujets Les campagnes.
Toutes créations de campagnes passera donc par ce sujet et devra prendre en compte les parties déjà existantes (nombre de campagne jouée, proportions ouverte/fermée, etc...)
L'organisateurs des parties mets à jour le sujet pour garder la liste des campagnes en cours.
Étape 1 : Création des dates
L'organisateurs crée un sujet global mensuel servant à répartir les campagnes et les parties. C'est dans ce sujet que les discussions sur les parties seront effectuées et que les tables occasionnelles pourront être proposée.
L'organisateur des parties crée également les sujets de date, un mois à l'avance.
En pratique, chaque semaine, il devra :
- Créer le sujet pour le mois suivant.
- Envoyer le sujet du samedi écoulé dans le forum poubelle (sans laisser de sujet-traceur).
- Passer le sujet du samedi suivant en annonce.
Une fois la date créée, les membres peuvent annoncer leur présence ou leur absence dans le sujet approprié.
L'organisateur des parties mettra régulièrement à jour l'entête du sujet avec les présent et les tables afin que chacun puisse savoir rapidement qui est présent.
Étape 3 : Placement des tables
Environ une semaine avant la date prévues, on procède au placement sur les tables.
En fonction des différents joueurs/MJ présents, des contraintes liées à chaques tables et des activités récentes, l'organisateurs des parties sélectionne un nombre de tables en adéquation avec le nombre de présent.
Pour cela, il se réfère au sujet cité dans l'étape 1.
Étape 4 : Placement des joueurs
A ce moment, il y a un bon aperçu des présents, et on peut considérer que les annonces de dernière minute ne généreront que de léger ajustement.
L'organisateur des parties met à jour l'entête en plaçant les joueurs sur les tables.
Dans le cas, ou un déséquilibre gênant se présenterait (une table avec 5 joueurs, une autre avec 2, etc...), les présents seront invités à trouver une solution.
Si aucune solution n'est trouvée par les membres, l'organisateur devra trancher.